اسناد لانه جاسوسی آمریکا - دانشجویان مسلمان پیرو خط امام - الصفحة ٨٤٧ - عملیات بودجه و مالی، حقایق، ارزیابی و نتیجه گیری
حسابهای بخش خود عمل خواهد کرد. متخصصین مالی باید هر شش ماه یک بار به کار در بخش دیگر
بپردازند تا به نحوه، انجام حل وظایف واحد آشنا شوند. (پیشنهاد ٦ ج ١)
واحد مالی باید تحت نظارت مستقیم مقام آمریکایی بودجه و مالی قرار گیرد. در این صورت، رده
شغلی ١/٥٣٠ کارمند محلی سرویس خارجه در دفتر بودجه و مالی نیز می تواند حذف بشود.
(توصیه ٦ ج ٢)
به منظور اعمال کنترل داخلی، مسئولیت توزیع چکهای وارده از RFC پاریس باید از دوش واحد رابط
RFC برداشته و به مسئول امور پستی محول گردد. این فرد نیز باید مستقیما گزارش کار خود را به مقام
بودجه و مدیریت تسلیم نماید. مسئولیت ارسال اسناد به RFC پاریس نیز باید بر عهده واحد رابط RFC
باشد که تعداد کارمندان آن نیز می تواند به یک نفر تقلیل یابد. این فرد نیز باید گزارش کار خود را به مقام
بودجه و مالی که مقام تصویب کننده است، تسلیم نماید. هدف این است که یک نفر علاوه بر تسلیم
صورتحساب، دریافت کننده چک مربوط به آن نیز نباشد. (پیشنهاد ٦ ج ٣)
روشهایی باید ابداع گردد تا آمار و ارقام مناسب حسابداری در کلیه اسناد هزینه و تعهدات ارسالی به
دفتر بودجه و مالی نشان داده شوند. صورتحسابها باید در دفاتر صادر کننده ماشین شود، نه در دفتر
بودجه و مالی، و قبل از ارسال آنها به دفتر بودجه و مالی حتما باید تصویب شده باشند. این تغییر باید تمام
صورتحسابها - از جمله آنهایی که از محل صندوق وجوه جزئی پرداخت می شوند و دفتر ذیربط مایل به
تصویب آنهاست - را در بر گیرد. (پیشنهاد ٦ ج ٣)
در حال حاضر روش باز پرداخت نقدی صورتحسابها در دفتر بودجه و مالی به طرز غیرضروری
پیچیده است و باعث پیدایش تأخیر در ارسال آن به RFCپاریس می گردد و احتمال رفع نقایص به موقع را
ضعیف می سازد. بعضی از صورتحسابهای فرعی که هنوز تا تاریخ ٣ ژوئیه ١٩٧٨ در مورد آنها اقدامی به
عمل نیامده است مربوط به ماههای آوریل و مه ١٩٧٨ می باشند. در روشها باید تجدید نظری صورت
گیرد تا اطلاعات حسابداری (کدگذاری حسابها) در هر صورتحساب فرعی قابل پرداخت از صندوق در
زمان پرداخت منعکس گردیده و هر صندوقدار بتواند آمار و ارقام حسابداری مربوط به بازپرداخت
صورتحسابهای خویش را به صورت خلاصه جمع بزند. از آنجا که بسیاری از اسناد هزینه به زبان فارسی
است، سندرس باید دائما صحت ترجمه آنها را کنترل کند تا مطمئن شود که این اسناد معتبر بوده و مبالغ
منعکس شده در آنها صحت دارد. از آنجا که بررسی کنندگان صورتحسابهای جزئی قابل پرداخت از
صندوق آنها را به موقع بررسی نکرده اند، فرد دیگری باید مأمور انجام این امر گردد. (پیشنهاد ٦ ج ٤)
به منظور کاهش نیاز به مبالغ هنگفت مالی هر صندوقدار فرعی باید تمام صورتحسابهای موجود در
اختیار خویش را هر روز به صندوقدار طبقه ب تحویل دهد و این کار را به صورت فعلی آن یعنی هفتگی یا
ماهانه انجام ندهد. هر صندوقدار باید فهرستی از صورتحسابهای فرعی باز پرداخت شده را یک یا دوبار
در هفته تهیه کرده و به مقام مسئول تحویل دهد و این کار را مانند گذشته به صورت دو هفته یا ماهی یک بار
انجام ندهد. مقام تأیید کننده باید اطمینان حاصل کند که تمام صورتحسابهای بازپرداختی در پایان هر
روز کار و پس از دریافت توسط دفتر بودجه و مالی مراحل خاص خود را طی کرده باشند. همان طور که
قبلاً گفته شد، از تاریخ بعضی از صورتحسابهای فرعی موجود دو ماه گذشته بود و این امر مربوط به زمان
عزیمت ما می باشد. (پیشنهاد ٦ ج ٣)