ولابد أن يوجد في الديوان مكان خاص بحفظ السجلات والأوامر الصادرة عن ديوان الرسائل١، وهذا المكان هو مايعرف بالوقت الحالي باسم "الإرشيف".
ومع التطور الكبير الذي شهدته الدولة الأموية في عصر الخلافة، واتساع المهام الواجب على كل جهاز من أجهزة الدولة القيام بها، نجد الخليفة عبد الرحمن الناصر يصدر أوامره سنة ٣٤٤هـ (٩٥٥م) بتوزيع أمور الخدمة السلطانية بين وزرائه، فقلَّد الوزير جهور بن أبي عبد ة النظر في كتب جميع أهل الخدمة، وقلَّد الوزير عيسى بن فطيس النظر في كتب أهل الثغور والسواحل والأطراف وغير ذلك، وقلَّد الوزير الكاتب عبد الرحمن الزجالي النظر في تنفيذ كل ما يخرجه من العهود والتوقيعات، وينفذ به الأمر أو الرأي وغير ذلك، وقلَّد الوزير محمد بن حدير النظر في مطالب الناس وحوائجهم، وتنجيز التوقيعات لهم٢. ولا يصل أحد إلى خطة الكتابة إلا بعد اجتيازه لاختبار يمر به، فإن أثبت كفاءته نال المنصب، فالأمير محمد بن عبد الرحمن عندما أراد تقديم حامد الزجالي٣

١- نفسه، ص ١٣٨،١٣٩.
٢- البيان المغرب، ٢/٢٢٠.
٣- هو حامد بن محمد بن سعيد الزجالي، ورث مكان والده في الأدب والمعرفة والكتابة والبلاغة، كان كاتباً، وزيراً، أديباً، حليماً، عفا، جميل الخصال، إلا أنه كان يعاب بالبخل، مما عرضه للهجاء، وقد مكث حامد في خطته حتى توفي سنة ٢٦٨هـ. انظر: ابن القوطية، ص ٨٣-٨٥. المقتبس، تحقيق: د. محمود مكي ص ٣٢، ٣٦-٣٨.