لنواحى مصر والشام بل ولجميع الدول التى لها أدنى علاقة بمصر موليا اهتماما خاصا لنظامها السياسى والإدارى وأساليب «المعاملات» بين السكان ؛ وهو يوضح الأسس التى يقوم عليها نشاط الدواوين ويفرد عددا من أجزاء كتابه لنماذج المكاتبات الدبلوماسية وقرارات تعيين الممثلين الرسميين وللوثائق الحكومية الرسمية من كل صنف. ولا يكتفى القلقشندى بإيرادها فى صيغها الكتابية الخاصة فحسب بل يسوق نماذج من الوثائق الأصلية الموجودة «بالمحفوظات» Archives مما يجعل من كتابه مصدرا أساسيا بالنسبة للتاريخ والإدارة والحياة الاجتماعية للعالم الإسلامى والأقطار المتصلة به فى أوائل القرن الخامس عشر [٦١].

وتنقسم الموسوعة من حيث التبويب إلى عشرة أقسام كبيرة فى هيئة مقالات غير متساوية الحجم ولا تتفق مع تقسيم المصنف إلى أجزاء ؛ ويوجد بالمقدمة تحليل دقيق لمهنة الكتابة وفضلها فى المجتمع البشرى. وفى المقالة الأولى من الكتاب (الأجزاء من الأول إلى الثالث) يعالج المؤلف الكلام فى ما يحتاج الكاتب إلى معرفته من المعلومات المتعلقة بالخط واللغة والنحو والبلاغة ومختلف العلوم ذات الفائدة العلمية بالنسبة له. ويفرد المقالة الثانية (الأجزاء من الثالث إلى الخامس) للمعلومات من محيط الجغرافيا والتاريخ وهى تمثل بالنسبة لنا أهمية خاصة. أما المقالة الثالثة (الجزآن الخامس والسادس) فتعالج المسائل العامة التى تشترك فيها كل المكاتبات والولايات فيعرض للناحية الشكلية المتعلقة بالورق والكتابة ويبحث فى الأسماء والكنى والألقاب ومواضع ذكرها واستعمال الصيغ المختلفة. وتتناول المقالة الرابعة (الأجزاء من السادس إلى التاسع) المكاتبات وأنواعها ومصطلحها مع إيراد عدد كبير من الوثائق الرسمية برمتها ؛ وتمثل هذه الوثائق سواء فى هذا القسم أو فى الأقسام الأخرى عنصرا جوهريا فى أهمية هذا المصنف ؛ أما المقالة الخامسة (الأجزاء من التاسع إلى الثانى عشر) فتقدم لنا بعض المعلومات النظرية ونماذج للولايات والعهود والبعثات وطريقة تفويضها ، وتحتل هذه المقالة مكانة هامة فى هذا الكتاب وذلك لأنها تلقى ضوءا على النظام الإدارى المعقد الذى ساد فى عهد المماليك ؛ والنماذج التى يسوقها فى هذه المقالة حافلة بشكل غير معهود. أما بقية المقالات فإنها صغيرة الحجم بمقارنتها بالسابقات عليها فالمقالة السادسة (الجزء الثالث عشر) تقدم صورا من المكاتبات مما لا يخضع للتصنيف ، كما تحلل المقالة السابعة (من نفس ذلك الجزء) الوثائق المتعلقة بالإقطاعات ؛ أما المقالة الثامنة (فى نفس الجزء أيضا) فتبحث فى الأيمان وصور الأقسام المختلفة واليمين بينما تتحدث التاسعة (الجزآن الثالث عشر والرابع عشر) عن عقود الصلح والفسوخ والهدنة بين المسلمين والكفار ؛ وتتناول المقالة العاشرة والأخيرة (الجزء الرابع عشر) فنونا من الكتابة تختلف باختلاف الظروف الداعية إليها.

أما خاتمة الكتاب فتحتوى على أبواب تبحث أساسا فى وسائل النقل والمواصلات : فهنا يرد الكلام على البريد العادى وبريد الحمام كما يبحث فى طريقة نقل الثلج من الشام إلى مصر على ظهور الجمال وعلى