سوى ما أصبح متعارفًا عليه من استهلال الرسالة بالتحية وإبراز المشاعر الخالصة بعبارة رقيقة مصقولة، ثم تناول الموضوع بعرض بسيط ولغة سهلة مهذبة، وحسن التخلص بين أجزاء الرسالة وصولًا إلى الخاتمة، التي يجب أن تكون مؤثرة، ويشترط أن يكون الأسلوب في الرسالة الخاصة بعيدًا عن التكلف، يهدف إلى عقد أواصر الثقة بين الكاتب والمكتوب إليه، وأن يقترب الكاتب من مطلوبه بتلطف ومودة بعيدًا عن اصطناع الحيلة الممقوتة.
أما الرسالة الرسمية فتختلف في طريقة كتابتها باختلاف نوعها، فهناك ما يسمى بالرسالة الإدارية أو المعروض، وهناك الرسائل المتبادلة بين الدوائر الحكومية أو بين المسئولين، وهناك الرسائل التي يتبادلها رؤساء الدول والوزراء والزعماء، وسنتوقف عند الرسالة الإدارية؛ لأن هذا النوع من الرسائل هو ما نحتاجه أكثر في حياتنا العملية، كذلك سنتناول -إن شاء الله- الرسائل الرسمية المتبادلة بين الدوائر الحكومية.
والرسالة الإدارية أنماط مختلفة، فقد تكون طلبًا لعمل، أو شكوى، أو خطابًا موجهًا إلى قاض لرفع دعوى ضد شخص معين أو إبلاغًا عن حادثة، أو تقرير واقعة معينة، أو استعطاف لتخفيف الحكم وما إلى ذلك، وقد تكون الرسائل الإدارية متضمنة أشكالًا متعددة من المعاملات التجارية، ومما لاشك فيه أن الرسائل ذات الطابع الإجارئي المحض لا تدخل في باب هذا الفن لأن؛ لها صيغها وقوالبها المعمول بها، ولها نماذجها الخاصة بها التي لا مجال فيها للابتكار أو الإبداع.
لهذا كان الوقوف عند الجانب الشكلي منها هو المطلوب في هذه الحالة، أما الرسالة الإدارية الموجهة من الأشخاص أصحاب الحالات الخاصة فهي أحق بالتناول والدرس، وكلما نجح الكاتب في صياغتها صياغة موفية بالغرض كان ذلك أدعى إلى تحقيق غرضه، والوصول إلى مبتغاه.
وليس من شك في أن الأصول والقواعد المتبعة في الكتابة عمومًا من ضرورة