المناسبة بين المقام بما يعنيه من أطراف وظروف "أي: المرسل إليه والغرض الذي من أجله كتبت الرسالة" وبين الأسلوب وطريقة التناول هو المطلوب مراعاته في مثل هذا النوع في المكاتبات إذ يجب:
أولًا: تخير اللقب المناسب الذي يخاطب به المسئول، أو الجهة ذات الاختصاص.
ثانيًا: مراعاة الجانب الشكلي المتعلق بالعنوان والتحية والابتداء، والختام، وهو في الواقع ليس شكليًا على إطلاقه، فالافتتاح بالبسملة أمر يتعلق بالسنة، وكذلك التحية الإسلامية "السلام عليكم ورحمة الله وبركاته"، أما العنوان فيجب أن يكتب على الجهة مقابلًا للتوقيع الذي يكون على الجهة اليسرى في نهاية الخطاب.
ثالثًا: مراعاة الترتيب المعتمد لأجزاء الرسالة: المقدمة والعروض والخاتمة، ويجب أن تكون المقدمة موحية بالمقصود من الرسالة في إشارات لماحة، والحرص على تهيئة المتلقي ذهنيًا ونفسيًا، بمد جسور من المودة والثقة بينه وبين الكاتب، ولا ينبغي أن تزيد المقدمة عن فقرة قصيرة.
أما العرض فيفترض فيه أن يكون مركزًا بلا تطويل وإملال، بعيدًا عن التفصيل الممجوج، والتوسل المكشوف بعبارات مبتذلة، مع التركيز على الجوانب المهمة، واستبعاد الثانوي منها.
والخاتمة يشترط فيها أن تترك انبطاعًا حسنًا في نفس المتلقي، إذ يخلص فيها إلى توثيق الصلة التي مهد لها في المقدمة بعبارة مختصرة مؤكدًا من طَرْف خفي أهمية الرد على الرسالة، وانشغال الكاتب بالموضوع دون استعطاف أو تذلل.
ويجب أن يكون الأسلوب سهلًا سلسًا لا يخلو من نبرة وجدانية، ولكن دون تكلف، كذلك ينبغي أن يحسن الكاتب التأتي، فينفذ إلى وجدان المتلقي من المدخل المناسب الذي يروقه.