معارف اسلامی - دفتر تبلیغات اسلامی حوزه علمیه قم - الصفحة ٢٣ - مديريت زمان - عسکری بهنام
مديريت زمان
عسکری بهنام
زمان نامحدود است؛ اما شما فرصت کمي داريد. آيا از وقت خود به بهترين شکل استفاده ميکنيد؟ آيا وقت فراغتي براي شما باقي ميماند تا به تفريح بپردازيد يا آن را به دلخواه خود صرف کنيد؟ عباراتي مثل «فرصت سرخاراندن ندارم» و «زمان مثل برق و باد ميگذرد» و «وقت اضافي زياد دارم» نشان ميدهند که شما روي زمان کنترل نداريد، يا اينقدر وقت اضافي داريد که نميدانيد چطور سرتان را گرم کنيد يا اينکه اينقدر وقت کم داريد که دوست داشتيد شبانهروز ٢٨ ساعت بود. از سوي ديگر، شما ممکن است افرادي را بشناسيد که در طول روز کارهاي مفيد زيادي انجام ميدهند و حسرت بر دل شما ميگذارند که «چطور آنها ميتوانند از وقت خود به صورت بهينه استفاده کنند، ولي من نميتوانم.»
زمان يک موجود بيطرف است و براي همه يکسان ميگذرد. براي آن که بفهميد چرا از وقت خود به بهترين نحو ممکن استفاده نميکنيد، ابتدا نگاهي به خودتان و کارهايتان بيندازيد. بيشتر افراد اظهار ميدارند که برنامهي روزانهي آنها کاملاً پر است، هيچ کاري را نميتوانند حذف کنند و همهي کارها در نظر آنها اهميت يکساني دارند و به همين دليل در طول روز فشار زيادي به آنها وارد ميشود. ما اغلب در پاسخ به اينکه «هيچ کاري نميتوانم بکنم» ميگوييم از قانون ٢٠/٨٠ استفاده کنيد؛ ٨٠درصد نتايج از ٢٠درصد کارها حاصل ميشود، در حالي که ٨٠درصد فعاليت، ٢٠درصد نتيجه به بار ميآورد. اين مطلب که به اصل يا قاعدهي «پارتو» شهرت دارد اين قاعده را مطرح ميکند که ٨٠درصد زمان و انرژي خود را بر٢٠درصد آنچه واقعاً مهم است متمرکز کنيم. در واقع اين قاعده بيان ميکند از ميان کارهايي که در طول روز انجام ميدهيم تنها ٢٠درصد داراي اهميت واقعي هستند و آن ٢٠درصد، ٨٠درصد نتايج را توليد ميکند؛ پس بايد اين موارد مهم را شناسايي و بر آنها تمرکز کرد. برنامهي کاري روزانهي خود را مرور کنيد. اگر بتوان از موردي صرفنظر کرد، بدانيد که به آن٢٠درصد امور تعلق ندارد. تنها هوشمندانه کار نکنيد، بلکه هوشمندانه روي چيزهاي درست و مهم کار کنيد. ضعف در مديريت زمان، مهمترين و اصليترين عامل در عقب ماندن از کارها يا بيهوده گذراندن اوقات است.
برخي شاخصهاي ضعف در مديريت زمان عبارتاند از:
عجلهي زياد (رساندن خود با عجله به جلسهي بعدي يا پرداختن به کار ديگر)؛
تأخير مداوم (هميشه دير بر سر قرارها رسيدن)؛
بهرهوري، انگيزه و انرژي پايين (اهميت ندادن به روزهاي کاري بهجز روزي که حقوق دريافت ميشود)؛
ناکامي (داشتن اين احساس که هميشه غلام حلقه به گوش ديگران هستم)؛
بيطاقتي (شتاب در دريافت اطلاعات از ديگران براي انجام کار شخصي)؛
سرگرداني بين کارهاي مختلف (عدم تصميمگيري در مورد نحوهي انجام کارهاي مختلف به دليل عدم تمرکز)؛
مشکل در هدفگزيني (عدم توانايي در انتخاب هدف)؛
اهمالکاري (تأخير مداوم در شروع يک کار يا فعاليت به دليل ترس از کامل نبودن)؛
به فهرست فوق بينقصگرايي، فرورفتن در باتلاق جزييات، احساس درماندگي، جرأت نداشتن و واگذار نکردن برخي کارها به ديگران را که موجب مشکل در مديريت زمان ميشود، نيز ميتوانيد اضافه کنيد.
جوهرهي مديريت زمان، دانستن اين نکته است که در زندگي چه اهداف و ارزشهايي داريد. وقت کافي براي رسيدن به اين اهداف اختصاص دهيد و از آن به نحو مطلوبي استفاده کنيد. با اين حال وقتي ارزشها و اهداف خود را شناختيد به اين معني نيست که زمان خودبهخود تحت اختيار شما درخواهد آمد، بلکه نياز داريد ببينيد چهقدر از وقتتان به کارهايي تلف ميشود که مربوط به اهداف شما نيستند. اين فرآيند از يک طرف نيازمند اتخاذ طرز فکر و رفتارهايي جديد است و از طرف ديگر جنگيدن با موانع تغيير، مثل جرأت نداشتن و بينقصگرايي است تا بتوانيد از زمان به نحو مؤثر استفاده کنيد.
اهداف و ارزشهاي خود را مشخص کنيد
ارزشها به شما کمک ميکند تا بدانيد چه چيزهايي در زندگيتان مهم هستند. ارزشها بسياري از اعمال و تصميمهاي شما را بدون اينکه متوجه باشيد، جهت ميدهند. هدف از روشنسازي ارزشها، اين است که از تأثير آنها آگاه شويد و آنچه را که در زندگي فعليتان برايش ارزش قايل ميشويد بشناسيد و به آنها اذعان کنيد. اگر بدانيد چه ارزشهايي را برگزيدهايد و با آنها زندگي ميکنيد، ميتوانيد مؤثرتر از گذشته به زندگي ادامه دهيد. برخي ارزشهاي مهم عبارتاند از: رشتهي تحصيلي، امنيت اقتصادي، شغل جذاب، دوستان خوب، تناسب اندام، رفتار منصفانه با ديگران، مبارزه با بيعدالتي، زندگي خانوادگي، استفادهي درست از وقت، مسافرت، عبادت، سختکوشي، ورزش، پرداختن به مسايل معنوي و... پس از شناسايي هر يک از ارزشهايتان بهطور مشخص روي آن تمرکز کنيد و آن را به يک هدف تبديل کرده و براي آن برنامهريزي کنيد.
به بازنگري وقتتان بپردازيد
پس از مشخص شدن ارزشها و هدفهايتان لازم است ببينيد وقتتان چطور ميگذرد. براي اين کار ميتوانيد يک نمودار روزانه تهيه کنيد و با دقت هرچه تمامتر همهي فعاليتهاي خود را برحسب ميزان زمان دقيق انجام آن برآورد کنيد تا متوجه شويد چه حد به هدفها و ارزشهاي خودتان متعهد بودهايد.
تهيهي جدول زمانبندي شده در ابتدا فشار کاري شما را زيادتر ميکند؛ ولي به شما اين امکان را ميدهد که ببينيد در درازمدت چگونه ميتوانيد به اهداف خود دست يابيد.
اولويتبندي مناسبي براي کارهايتان داشته باشيد
براي اين منظور ميتوانيد فعاليتهاي خود را بر حسب فوريت و اهميت اولويتبندي کنيد. فعاليتها بر اين اساس چهار دسته هستند: فوري و بااهميت، غيرفوري اما بااهميت، فوري اما بياهميت، غيرفوري و بياهميت.
فعاليت نوع اول، شامل فعاليتهايي است که وقت زيادي براي انجام آن نداريد و ضمناً بااهميت هستند؛ مانند آماده شدن براي يک امتحان در روز آينده، در حالي که همين امروز از آن مطلع شدهايد.
در فعاليت نوع دوم اين امکان وجود دارد که از قبل برنامهريزي کنيد؛ مثلاً براي ارايهي يک مقالهي مهم تا ششماه آينده فرصت برنامهريزي داريد.
فعاليتهاي نوع سوم، شامل فعاليتهايي است که به درخواست ديگران صورت ميگيرد؛ مثلاً براي انجام گزارشي تا روز پنجشنبه از شما کمک گرفته ميشود، در حالي که هدف اصلي خود شما در اين زمان در نظر گرفته نميشود.
فعاليتهاي نوع چهارم به نظر سرگرمکننده هستند و ضرورت و اهميت چنداني ندارند؛ پس بهتر است از برنامهي روزانهي شما حذف شوند يا واقعاً در اولويت آخر قرار بگيرند.
همانطور که ملاحظه کرديد، بيشتر وقت شما بايد به فعاليتهاي مهم (هدفمند) ولي غيرفوري (دستهي دوم) اختصاص يابد.
موانع هيجاني در راه فرآيند تغيير را بشناسيد
بسياري افراد از اينکه به کارهاي شخصي خود بيشتر اهميت دهند، دچار احساس گناه ميشوند و يا با گفتن «نه» به درخواست اطرافيان، مشکل دارند. برخي ديگر نگران اظهارنظر سايرين هستند و به هر قيمتي تأييد آنها را طالباند، يا از انجام کارهاي سخت دچار خشم و کسالت ميشوند. همهي اين عوامل که موانع هيجاني به حساب ميآيند، برنامهي مديريت زمان را با مشکل روبهرو ميکنند. چنانچه شما نيز با اين موارد آشنا و درگير هستيد، از کمک متخصصان بهره بگيريد.
در کارهايتان نظم بيشتري داشته باشيد
براي نظم بيشتر در کارهايتان لازم است روي يک برگه بنويسيد: کارهايي که بايد انجام بدهم، سپس در زير آن فهرست کارهايتان را بياوريد و به ترتيب درجهي اهميت نمرهي ١، ٢ و ٣ به آنها اختصاص دهيد و زمانبندي آن را مشخص کنيد. مشکلترين و سختترين کار را ابتدا انجام دهيد. دقت کنيد کاري را که نمرهي ١ گرفته است (يعني اولويت اول شما بوده) حتماً قبل از کارهاي ديگر انجام دهيد. در غير اين صورت اولويتبندي شما مشکل خواهد داشت.
بهترين زمان انجام کار را در خودتان شناسايي کنيد
براي انجام کار با کيفيت بالا ببينيد که در چه مواقعي بهتر کار ميکنيد. بعضيها شبها بهترين عملکرد را دارند، برخي صبح زود و ديگران در ساعاتي ديگر. کارهاي مهم و دشوار خود را در زماني انجام دهيد که از بالاترين ميزان انرژي برخورداريد و برعکس، کارهاي کماهميت را به ساعاتي که عملکرد پايينتري داريد، اختصاص دهيد.
انتخاب اين زمان بايد به گونهاي باشد که در درازمدت نيز قابل اجرا باشد. مثلاً کساني که تمام شب را کار ميکنند و خواب مفيد شب را از دست ميدهند، در آينده دچار کاهش ايمني بدن و اختلال در حافظه و پيري زودرس ميشوند؛ پس قطعاً بايد بخشي از شب را خوابيد.
اگر مديريت زمان در زندگي شما حاکم شده باشد، بايستي شاهد پيشرفتهايي از اين قبيل باشيد: افزايش انرژي، بهرهوري و انگيزه، کنترل بيشتر بر زندگي، قاطعيت بيشتر، پيشگيري کردن به جاي عکسالعمل نشان دادن، جرأتمند رفتارکردن و در نهايت چشيدن طعم وقت.
در اين حالت شما براي انجام فعاليتهاي مهم خود وقت کافي خواهيد داشت. اگر همچنان در برنامهريزي خود مشکل داريد، حتماً از يک کارشناس اين حوزه، کمک بگيريد. همين حالا اقدام کنيد، فردا دير است.
منابع
١- تيم هندل؛ مديريت زمان، ترجمهي شفيع الهي، انتشارات سارگل.
٢- منصور دهستاني؛ مهارتهاي زندگي، انتشارات جيحون.
٣- مژگان عارفي و همکاران؛ رابطه بين هوش هيجاني و مديريت زمان در مديران شرکت سهامي ذوبآهن اصفهان، دانش و پژوهش در علوم تربيتي، زمستان ١٣٨٨.
٤- گروه نويسندگان؛ جوان، هيجان و خويشتنداري، قم: دارالحديث، ١٣٨٦ش.